16 nov Agile: 4 redenen om te ‘scrummen’ binnen gemeentes!
Hoe kunnen sociale teams nog beter buurtkracht in wijken benutten?
Hoe kunnen gemeentes nog meer rendement halen uit een integrale aanpak waarbij de klant ‘echt’ centraal staat?
Mijn ervaring als organisatieontwikkelaar en (team)coach is dat de methodiek van Agile-Scrum, zeker ook bij gemeentes, een echte versneller is. Versnellen in onderlinge samenwerking, samenwerking met de klant of doelgroep, komen tot meetbare resultaten en… meer plezier in je werk!
Welke gemeente wil dat nu niet?
Wat is Scrum?
Voordat we ingaan op waarom Scrum bij de gemeente goed werkt, eerst kort een toelichting op Scrum. Agile-Scrum is een denkwijze die erop gericht is om in organisaties op een effectieve manier om te gaan met onzekerheden die de nieuwe economie voortbrengt. Het vertrekpunt van agile werken is het zelf-organiserende, vaste (afdeling-overschrijdende)team dat uit verschillende disciplines bestaat en in staat is in een relatief kort tijdsbestek concrete (deel)resultaten te boeken.
Een succesvolle flexibele strategie waarbij je visueel samenwerkt en de klant nauw betrekt. Zie ook deze video of download en lees ons whitepaper ’transformeren naar een Agile Organisatie’.
Waarom is Scrum bij een gemeente wenselijk?
Scrum komt oorspronkelijk uit de IT. Dit heeft tot gevolg dat mensen al snel de mening zijn toegedaan dat Scrum alleen kan werken binnen een IT-omgeving. Wat deze groep echter vergeet is dat de meestgebruikte projectmanagement methode PRINCE2 óók is ontwikkeld binnen de IT. Als PRINCE2 algemeen geaccepteerd is, hoe lang zal het dan duren totdat Scrum dat is?
Wij zien een aantal redenen die de gemeente uitermate geschikt maken voor Scrum:
Ad 1: Het primaire doel van gemeentes is waarde toevoegen voor burgers
In traditionele projecten raakt men soms verdwaald in een papieren werkelijkheid en blijft echte waarde voor de burger uit. Dat kan niet de bedoeling zijn.
Het Scrum raamwerk borgt meerwaarde voor de burger in zowel de rolverdeling als het proces. Zo is de ‘Product Owner’ ervoor verantwoordelijk voortdurend in contact te staan met de burger en zo de waarde van het opgeleverde werk te maximaliseren.
Daarnaast kent het scrumproces aan het einde van iedere sprint een review meeting waar het team feedback op het opgeleverde werk vraagt aan de belangrijkste stakeholders (lees: de burger). Deze kortcyclische toets zorgt ervoor dat een ontwikkelteam al snel weet of zij in de juiste richting denken. Op deze manier leveren projecten meer publieke waarde op in minder tijd.
Ad 2 Complexe vraagstukken vragen om een multidisciplinaire aanpak
De context waarin gemeentes resultaat moeten behalen kenmerkt zicht door een groot aantal stakeholders waardoor projecten al snel complex worden. Zo complex dat je er als gemeente niet alleen uit kan of wil komen. Neem bijvoorbeeld een wijk die zich kenmerkt door zeer sterke vergrijzing. Hoe ga je als gemeente (in samenwerking met diverse zorgorganisaties en bijvoorbeeld de politie) een zo groot mogelijke impact maken?
De eenvoud van het Scrum raamwerk vergemakkelijkt de samenwerking over instanties heen. Je plant bijvoorbeeld een scrumdag in waarop je face-to-face samenwerkt met alle organisaties samen. Dit zorgt voor minder misverstanden, overdrachtsmomenten, en miscommunicatie. Daardoor wordt er sneller tot resultaat gekomen, en leert men elkaar over organisatiegrenzen heen beter kennen. Ook dat is een groot voordeel om succesvol complexe problemen op te lossen.
Een andere richtlijn van Scrum is dat minimaal 80% van het werk dat verzet moet worden om een complex vraagstuk op te lossen, gedaan moet kunnen worden door het team zelf. Op deze manier minimaliseer je afhankelijkheden van derden en heb je het bereiken van resultaat in eigen hand.
Ad 3 Breek grote plannen op in kleinere plannen en vergroot je kans op succes
Grote plannen kunnen groot resultaat bereiken in de wereld. Tenminste… als het plan ook daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden. Hoe groter een plan hoe groter het beoogde resultaat, maar het vergroot ook de kans dat er uiteindelijk nooit iets wordt gedaan.
Bedenk eens dat je je huis gaat verbouwen. Dan maak je vaak ook geen plan voor de badkamer, keuken, woonkamer, slaapkamer en zolder tegelijk. Dat doe je om de beurt, en van iedere verbouwing leer je. Als je stap voor stap werkt heb je sneller resultaat en kun je voortschrijdend inzicht gebruiken om toekomstige projecten beter aan te pakken.
Het is dus veel makkelijker om grote plannen op te breken in kleinere, en dan met deze kleinere plannen snel publieke waarde te leveren voor burgers.
Een eerste voordeel van snellere resultaten is dat je ook een snellere toets hebt of burgers wel waarde hechten aan jouw initiatief.
Een tweede voordeel is dat je complexiteit reduceert door grote plannen op te breken in kleinere.
Ten derde zijn grote plannen onwenselijk omdat de wereld onvoorspelbaar is en de toekomst dus niet te vatten is in een plan.
Je kunt dus beter een klein plan maken en gaan doen, en vervolgens verder denken op basis van voortschrijdend inzicht.
Ad 4. Een politieke context vraagt om wendbaarheid
De politieke context vraagt om wendbaarheid. Wat als het kabinet valt? Of wat als er snel wetswijzigingen doorgevoerd moeten worden? Wat als je als zorginstelling ineens een korting krijgt op je financiering? In al deze gevallen moet je snel kunnen reageren.
Met Scrum ben je in staat om deze complexe projecten snel en goed door te voeren binnen jouw organisatie.